L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires dans le monde. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l’IRC offre une aide vitale aux réfugiés contraints de fuir une guerre ou une catastrophe. Aujourd'hui, IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 villes américaines afin de redonner sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlées par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.
Basée à Bujumbura avec des antennes provinciales à Muyinga, Ruyigi, Gitega, l’IRC est l'une des plus grandes ONG au Burundi. Il a pour objectif de fournir de l’aide d’urgence, des services de développement et de réintégration après les conflits, de travailler pour la protection des droits de la personne humaine et de défendre les personnes déracinées ou touchées par les conflits violents et l'oppression. L'IRC a ouvert son bureau au Burundi en 1996, répondant aux besoins urgents des personnes déplacées, en mettant l'accent sur l'assainissement de l'eau, les programmes de santé environnementale et la protection des enfants vulnérables. Avec la fin de la guerre civile burundaise en 2006 et le retour des réfugiés burundais qui en a résulté, l'IRC a fait un premier pas vers les programmes de reconstruction post-conflit.
Aujourd'hui, l'IRC Burundi dispose d'un programme post-conflit dynamique comprenant la prévention et la réponse à la Violence Basée sur le Genre, la Protection des enfants, l'Accès aux droits et la bonne gouvernance, le Relèvement Economique, l’Eau, Hygiène et Assainissement.
Description du poste
Le poste de Supply Chain Manager est essentiel à la réussite et à la mise en œuvre de programmes de qualité. L'IRC définit la chaîne d’approvisionnement comme l'ensemble des systèmes et fonctions nécessaires à la mise en œuvre efficace des programmes, notamment la planification, l'approvisionnement, la logistique, la gestion des stocks, la gestion des biens et des actifs, ainsi que la gestion des véhicules et des flottes.
Le responsable de la chaîne d’approvisionnement est chargé de soutenir la fonction chaîne logistique afin de garantir l'efficacité des achats et de la mise en œuvre des fonctions de la chaîne logistique dans les bureaux extérieurs.
Principales responsabilités
Sous la supervision directe du Coordonnateur Sénior des Opérations, vous serez responsable des tâches suivantes :
Planification de la chaîne d'approvisionnement
Le responsable de la chaîne d'approvisionnement est chargé de collaborer étroitement avec les parties prenantes internes et externes afin d'assurer une planification et une préparation efficaces de la chaîne d'approvisionnement et de soutenir la mise en œuvre du programme. La planification de la chaîne d'approvisionnement comprend :
Elaborer et assurer la mise en œuvre des plans d'approvisionnement pour les subventions actives, en collaboration avec les coordonnateurs/responsables de programme et les parties prenantes internes et externes, afin de soutenir la mise en œuvre du programme ;S'assurer que les équipes de programme élaborent un plan de distribution des fournitures et des actifs des subventions clôturées dans les entrepôts ;Se coordonner avec le personnel de terrain de la chaîne d'approvisionnement pour garantir un espace suffisant dans les entrepôts avant l'envoi des fournitures du programme sur le terrain ;S'assurer que le service de la chaîne d'approvisionnement est bien doté en personnel et que les rôles et responsabilités de chacun sont clairement définis ;Préparer les plans d'approvisionnement, d'entreposage, de transport et de distribution ;Mettre en œuvre toutes les procédures opérationnelles standard (SOP) d'approvisionnement de l'IRC ;Élaborer des stratégies d'approvisionnement et nouer des relations avec les fournisseurs ;Suivre le marché de l'approvisionnement et réaliser des études et des analyses de marché.Approvisionnement
Réaliser des analyses de marché en collectant, organisant et analysant les données de marché et les rapports financiers ;Elaborer et réviser régulièrement les plans d’approvisionnement et de distribution des subventions ; veiller à la résolution de tous les problèmes connexes en collaboration avec la direction des unités de programmes ;Elaborer et mettre en œuvre une stratégie d’approvisionnement par catégorie ;Gérer les négociations avec les fournisseurs ;Diriger le processus d'appel d'offres en élaborant et en publiant des demandes de propositions (DP) et en complétant un processus de demande d'achat ;Entretenir les relations avec les fournisseurs et le personnel du programme ;Préparer, examiner et utiliser les contrats d'approvisionnement, y compris les accords-cadres (MPA, MSA) pour les achats ;Maintenir des systèmes de contrats transparents et efficaces grâce à la diligence raisonnable de la chaîne d'approvisionnement de l'IRC ;Préparer et examiner les rapports mensuels du Procurement, des stocks, de la flotte automobile et les soumettre au Coordinateur des Operations ;Garantir rigoureusement la transparence et l’intégrité dans tout le processus d’approvisionnement .Gestion des stocks, de l'entreposage et des actifs
Assurer le contrôle des stocks ;Mettre en œuvre les politiques d'inventaire de l'IRC pour tous les articles du projet, y compris le comptage cyclique, la déclaration des écarts et l’assurance qualité ;Elaborer et garantir la mise à jour et le respect des plans de distribution du matériel ;Coordonner les procédures d'élimination des stocks ;Mise en place des plans d'entretien des actifs conformément aux politiques de l'IRC, y compris les réparations et les processus de couverture d'assurance ;Evaluation des besoins en actifs ;Gestion de la cession des actifs et des biens, ainsi que de la gestion des enchères ;S'assurer que l'inventaire des subventions et le rapport sur les actifs sont exacts, régulièrement produits, révisés et approuvés avant la date de clôture de la subvention.Logistique et exploitation de la flotte.
Le titulaire du poste sera chargé de :
Elaborer des politiques de gestion de flotte spécifiques au pays, conformes aux exigences du ministère des Transports du pays ;Diffuser et faire respecter les politiques de sécurité des véhicules par tous les utilisateurs ;Réaliser des évaluations des besoins de transport ;Elaborer et suivre les plans de déplacement de la flotte, les réparations des véhicules, l'affectation des conducteurs, la sécurité des véhicules et la consommation de carburant ;Elaborer une analyse des coûts de gestion des véhicules ;Le statut juridique de la flotte (dédouanement, immatriculation, permis, assurance) est à jour ;Publication, examen et utilisation réguliers des rapports mensuels sur les véhicules pour éclairer le processus de prise de décision stratégique ;Optimiser les coûts d’entretiens et de réparations du charroi automobile et des générateurs.Gestion des Contrats :
Examiner et utiliser les contrats d'approvisionnement efficacement, y compris les accords-cadres (MPA, MSA) pour garantir des conditions d'approvisionnement favorables ;Définir des indicateurs clés de performance et des accords de niveau de service pour les contrats ;Contrôler la mise en œuvre des contrats pour s'assurer que les fournisseurs respectent les termes et conditions du contrat.Budget et Finances :
Participer à la conception de la proposition et à l'élaboration du budget en identifiant et en saisissant le besoin de budget opérationnel nécessaire à la mise en œuvre du projet ;Travailler avec le personnel de terrain pour identifier les besoins en matière d’approvisionnement et s'assurer que les problèmes sont soulevés auprès du Coordinateur Sénior des Operations afin qu'ils soient inclus dans le nouveau développement budgétaire ;Organiser une réunion de suivi accompagné d’un plan d’action avec les responsables des programmes avant 3 mois de la fin du financement.Gestion BVA et Integra
BVA
Il est le point focal de la base de données BVA en matière d’achat ;Il reçoit toutes les demandes d’achat soumis en ligne et copie dure par les programmes et d’autres départements;Il fait l’analyse du système BVA et produit un rapport hebdomadaire sur chaque statut des commandes en ligne et le partage aux personnes désignées et au Coordinateur Sénior des Opérations.INTEGRA
Faire une extraction des demandes d’achat en ligne et analyser le niveau d’exécution ;Initier des tickets pour des cas de réclamation et soumettre à l’équipe technique ;Faire la demande de création de vendor s’assurer que la documentation est au complet ;Extraire la liste de stock et analyser les différents statuts et identifier les anomalies ;Créer les mouvements des journaux de décompte (Cycle Count, fin subvention et fin d’année fiscale ;Extraire la liste des immobilisations et faire une analyse ;Veiller à ce que la mise à jour de la liste des immobilisations soit faite en ligne (en cas de mouvement de l’asset) ;Extraire la liste des fournisseurs pour anticiper sur les ATC ;Veiller à ce que tous les documents d’achats soient joints sur le bon de commande avant son approbation.Conformité
Identifier, documenter et signaler en temps opportun tout écart en matière d'approvisionnement IRC conformément au mécanisme en place pour un suivi approprié ;S'assurer que l'ensemble du personnel (international et national) connaît et respecte pleinement les politiques IRC Way ;Mettre en œuvre et maintenir les obligations de séparation dans les achats et autres fonctions connexes ;Examiner et fournir un retour d'information sur les rapports de la chaîne d'approvisionnement assignés et soumis par les bureaux de pays ;Elaborer et soutenir la mise en œuvre de plans d'amélioration ;Informer rapidement le Coordinateur Sénior des Opérations de tout sujet de préoccupation ou de toute violation potentielle ou suspectée des politiques de la chaîne d'approvisionnement ;Fournir un soutien constructif aux autres fonctions afin de garantir le respect efficace des politiques et procédures ;Mettre en œuvre des initiatives ponctuelles et limitées dans le temps au sein de la chaîne d'approvisionnement pour améliorer les performances ou la conformité (par exemple, mise en œuvre d'un plan d'actions correctives post-audit) .Gestion et développement du personnel :
Soutenir le recrutement du personnel de la chaîne d'approvisionnement (tests écrits et entretiens) grâce à l'utilisation efficace de la matrice de compétences de la chaîne d'approvisionnement de l'IRC ;S'assurer que les objectifs de chaque membre de l'équipe sont définis conformément à la vision de l'unité organisationnelle et au(x) contexte(s) opérationnel(s) ;Assurer une orientation en présentiel et à distance aux nouveaux employés de la chaîne d'approvisionnement ;Evaluer les compétences et les lacunes de formation du personnel de la chaîne d'approvisionnement et élaborer des programmes d'intervention adaptés ;Proposer des programmes de formation et de développement professionnel ;Coordonner les formations et tenir à jour les dossiers de formation.Contacts internes et/ou externes
Interne : Relations régulières avec les équipes de la chaîne d'approvisionnement régionales et nationales à tous les niveaux, le Coordinateur Sénior des opérations et les coordinateurs/responsables de projet. Participation active aux conférences mondiales et régionales sur la chaîne d'approvisionnement et animation de sessions, selon les besoins.
Externe : Possibilité de représenter la chaîne d'approvisionnement de l'IRC lors de réunions externes, auprès d'autres organisations non gouvernementales, de groupes interinstitutions et de fondations.
Relation avec les fournisseurs
Organiser des réunions trimestrielles avec les fournisseurs ;S’assurer que tous les fournisseurs sont traités au même pied d’égalité et obtiennent les marchés sur base de la Qualité – Prix ;S’assurer que le délai de paiement des factures des fournisseurs est respecté.Minimum Qualifications:Formation ;Licence requise (Bac+4) en logistique / Chaine des approvisionnements, Economie et tout autre domaine connexe ;Certification professionnelle avancée en gestion de la chaîne d’approvisionnement et/ou en gestion des interventions d’urgence fortement souhaitée.Expérience professionnelle :
Au moins 5 ans d’expérience dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement humanitaire ;Solides compétences en déploiement et gestion d’un progiciel de gestion intégré (ERP) ;Capacité avérée à élaborer et à déployer une politique et des procédures opérationnelles standard (SOP) pour la chaîne d’approvisionnement ; Expérience de travail avec un portefeuille diversifié de donateurs et connaissance des directives spécifiques aux donateurs ;Expérience et autorisation de conduire des véhicules 4x4 à transmission manuelle.Compétences et aptitudes démontrées :
Grande flexibilité et capacité à travailler dans des conditions parfois extrêmement difficiles et avec des délais serrés ;Excellentes compétences en informatique et en communication, notamment avec les applications Microsoft Office ;Gestion du changement ;Gestion des risques ;Capacité décisionnelle ;Collaboration interfonctionnelle ;Compétences en résolution de conflits ;Réflexion stratégique ;Orientation résultats ;Communication efficace ;Capacité à résoudre les problèmes ;Capacité à diriger des équipes.Compétences linguistiques :
La maîtrise du français et de l'anglais est requise.
Normes de conduite professionnelle :
L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien.
Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable ;
Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Monsieur le Coordinateur People and Culture, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).
La transmission des dossiers de candidature se fait uniquement électroniquement.
La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 31 Août 2025 à 23h59minutes, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.
Fait à Bujumbura, le 22 août 2025
Standard of Professional Conduct:The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct. These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.