Excellente opportunité pour développer sa carrière dans l’une des top entreprise Aéronautique a Montréal !

Description du poste :

Nous recherchons un(e) Adjoint(e) Exécutif(ve) hautement organisé(e), proactif(ve) et minutieux(se) pour soutenir la haute direction du département d’ingénierie. Ce poste convient parfaitement à une personne dynamique, capable de gérer un large éventail de tâches administratives dans un environnement rapide et exigeant.

Responsabilités principales :Soutien exécutif et communication :Gérer un volume élevé de courriels, d’appels et de messages pour le compte de l’exécutif.Servir de liaison entre l’exécutif et les parties prenantes internes/externes.Prioriser et répondre aux communications de manière professionnelle et rapide.Coordination de réunions et d’événements :Organiser des réunions d’équipe, des séances d’information et des événements internes.Coordonner la logistique des visites clients et des événements sur site.Soutenir la planification de visites d’ateliers et d’activités internes.Gestion des déplacements et des dépenses :Organiser les voyages nationaux et internationaux via Concur ou un outil similaire.Préparer et soumettre les rapports de dépenses conformément aux politiques.Opérations administratives :Gérer les calendriers, planifier les réunions et optimiser le temps de l’exécutif.Veiller à l’efficacité des processus administratifs.Offrir un soutien de remplacement aux autres membres du personnel administratif au besoin.Qualifications :3 à 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif exécutif.Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de collaboration (ex. : Teams).Expérience avec Concur ou un système similaire de gestion des déplacements/dépenses.Excellentes compétences en organisation, gestion du temps et multitâche.Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.Capacité à gérer des informations confidentielles avec discrétion.

Excellent opportunity to grow your career in one of the leading Aerospace companies in Montreal!

 

About the Role:

We are seeking a highly organized, proactive, and detail-oriented Executive Assistant to support leadership within the Engineering department. This role is ideal for someone who thrives in a fast-paced, high-volume environment and is comfortable managing a wide range of administrative and coordination tasks.

Key Responsibilities:Executive Support & Communication:Manage high volumes of emails, calls, and messages on behalf of the executive.Serve as a liaison between the executive and internal/external stakeholders.Prioritize and respond to communications professionally and promptly.Meeting & Event Coordination:Organize staff meetings, executive briefings, and all-hands events.Coordinate logistics for customer visits and on-site events.Support planning of shop tours and other internal activities.Travel & Expense Management:Arrange domestic and international travel using Concur or similar tools.Prepare and submit expense reports in line with company policies.Administrative Operations:Manage calendars, schedule meetings, and optimize executive time.Ensure administrative processes are efficient and aligned with departmental goals.Provide backup support to other administrative staff as needed.Qualifications:3–5 years of experience in an executive or administrative support role.Proficiency in Microsoft Office Suite and collaboration tools (e.g., Teams).Experience with Concur or similar travel/expense systems.Strong organizational, multitasking, and time management skills.Excellent written and verbal communication skills.Ability to handle confidential information with discretion.

 

Contact Information:

Should you wish to contact me directly with your CV, please don't hesitate to email me at abachelot[at]astoncarter.com

Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 / Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486

Pay and Benefits

The pay range for this position is $35.00 - $42.00/hr.

Workplace Type

This is a fully onsite position in Longueuil,QC.

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\n À propos d'Aston Carter:\n

Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, la chaîne d’approvisionnement et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l'industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre réseau expansif pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie-Pacifique et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté le double diamant ClearlyRated Best of Staffing® pour notre service aux clients et aux talents.\n

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Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

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Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com pour connaître d’autres options d’accommodement.

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Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec)
\nNuméro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec)\n

\n\nAbout Aston Carter:\n

Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing® double diamond winner for both client and talent service.

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The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law.

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If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email astoncarteraccommodation@astoncarter.com for other accommodation options.

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Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada – Quebec)
\nTemporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada – Quebec)

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