Vaga de SECRETÁRIA ADMINISTRATIVA em São Paulo. Empresa do mercado de luxo, no segmento de convites e lembranças personalizadas, recruta Secretária Administrativa. Responsabilidades: Filtrar e priorizar as demandas recebidas pelo departamento comercial de acordo com sua e importância. Preencher um briefing para cada demanda, coletando informações específicas de forma precisa e completa, garantindo que a equipe comercial tenha as informações necessárias para dar continuidade aos orçamentos e outras atividades relacionadas. Inserir as demandas (briefings) no Sistema Monday. Recepcionar os clientes de forma cortês e atenciosa, oferecendo serviços como café, água e outros conforme necessário. Receber e encaminhar correspondências e materiais de fornecedores para os departamentos apropriados. Em alguns casos, fazer a conferência do material recebido. Manter a área de recepção organizada e acolhedora, garantindo uma experiência positiva para os clientes. Reportar problemas de manutenção, informática ou telefonia utilizando o Sistema Monday. Prestar atendimento por telefone, mensagens e redes sociais, auxiliando os clientes e solucionando suas dúvidas. Organizar e manter atualizada a agenda de clientes, incluindo o agendamento de reuniões conforme necessário. Gerenciar a agenda pessoal e profissional da diretora, e agendar seus compromissos. Monitorar e manter o controle de estoque de materiais de escritório, de limpeza e de buffet (café, doce), assegurando que os suprimentos estejam sempre disponíveis. Preparar relatórios conforme solicitado. Conhecimentos necessários: Escolaridade: 2º grau completo Conhecimento básico Word, Outlook (email e calendário), Internet Conhecimento intermediário em Excel. Conhecer o Sistema Monday é um diferencial (porém, não eliminatório) Habilidades: Boa comunicação verbal e escrita para interagir de forma eficaz e profissional Relacionamento Organização Gestão do Tempo Resolução de problemas de forma eficiente e criativa Atitudes: Discrição idade Iniciativa (proatividade) Fácil adaptação a rotinas e padrões Dinâmica