Bürodienstleister

Adresse: Taunusanlage 9-10, 60329 Frankfurt, Deutschland

Vertrag: Unbefristet, Vollzeit

Schichten: 40 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag, rotierend 06:30-15:00, 09:00-17:30 und 10:30-19:00 mit einer 30-minütigen, unbezahlten Mittagspause

Arbeitsmodell: Vollständig vor Ort

Williams Lea sucht einen Reprografie-Mail-Operator, der unserem Team beitritt!

Williams Lea ist ein führender globaler Anbieter von geschäftskritischen Unterstützungsdiensten, bekannt für die Bereitstellung effizienter, technologiegestützter Lösungen für bedeutende Kunden in Investmentbanken, Anwaltskanzleien und professionellen Dienstleistungsunternehmen. Mit nahezu 7.000 Mitarbeitern weltweit konzentrieren wir uns darauf, hochwertige, kundenorientierte Dienstleistungen in komplexen, hochregulierten Umgebungen anzubieten.

Reprografie und Dokumentenerstellung

Bedienung von Reprografie-Geräten zur Erstellung von Dokumenten gemäß Kundenvorgaben – mit höchster Genauigkeit und Qualität.Durchführung von Endbearbeitungsaufgaben wie Binden, Laminieren und Zuschneiden zur Bereitstellung professioneller Materialien.Überwachung und Auffüllung von Verbrauchsmaterialien (z. B. Papier, Toner) sowie Kalibrierung und Wartung der Geräte für optimale Leistung.Behebung von Geräteproblemen und Eskalation technischer Störungen an die Operations Managerin bzw. den Operations Manager.Vorbereitung physischer Dokumente für das Scannen durch Entfernen von Heftklammern, Befestigungen und anderen Hindernissen.Digitalisierung von Dokumenten und Unterlagen (z. B. als PDF) mithilfe von Scannern.

Poststelle und Kurierdienste

Sortierung, Verteilung und Bearbeitung aller eingehenden und ausgehenden Postsendungen – termingerecht und effizient.Verwaltung von Kurierdiensten durch Annahme, Erfassung und Versand von Paketen sowie Nachverfolgung der Zustellungen.Unterstützung bei der Vorbereitung und Verpackung von Sendungen gemäß den Buchungsrichtlinien für Kuriere.

Aktenverwaltung und administrative Unterstützung

Pflege strukturierter Ablagesysteme für physische und digitale Unterlagen zur einfachen Auffindbarkeit und ordnungsgemäßen Archivierung.Durchführung von Dateneingaben und Pflege von Protokollen für Auftragsverfolgung, Postbearbeitung und Scanvorgänge.Unterstützung bei der Verwaltung von Büromaterialien, einschließlich Bestandskontrolle und Nachbestellung.Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs.

Kundenservice und Kommunikation

Aufbau positiver und professioneller Beziehungen zu Kundinnen und Kunden als Ansprechpartner für Dokumentenerstellung und Postdienste.Fachkundige Beratung zu Reprografie-Dienstleistungen, Produktionsmethoden und möglichen Einsparpotenzialen.Zeitnahe Bearbeitung von Kundenanfragen mit klarer Kommunikation und serviceorientierter Umsetzung.Eigenverantwortliche Lösung von Kundenanliegen oder Beschwerden in Zusammenarbeit mit dem Management.

Teamarbeit und Compliance

Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen zur Erreichung von Teamzielen und Einhaltung der Service-Level-Agreements (SLAs).Teilnahme an Teammeetings und aktive Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen und der Steigerung der Kundenzufriedenheit.Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien sowie Gewährleistung eines sauberen und sicheren Arbeitsumfelds.

Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung

Sorgfältige und termingerechte Ausführung aller Aufgaben unter Einhaltung höchster Qualitätsstandards.Identifikation von Optimierungspotenzialen zur Effizienzsteigerung und Verbesserung des Kundenerlebnisses.Hohe Detailgenauigkeit bei der Dokumentenbearbeitung, Digitalisierung und Produktion.

Anforderungen

Berufserfahrung in der Reprografie, Druckproduktion oder Postbearbeitung mit fundierten Kenntnissen der entsprechenden Geräte und Prozesse.Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams) zur Erledigung administrativer Aufgaben und Kommunikation.Ausgeprägte Detailgenauigkeit zur Sicherstellung der Genauigkeit bei der Dokumentenerstellung, Postbearbeitung und Digitalisierung.Vertrautheit mit Wartung, Fehlerbehebung und Pflege von Reprografie- und Postbearbeitungsgeräten.Kundenorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch und professionellem Auftreten.Fähigkeit zur selbstständigen und teamorientierten Arbeit – flexibel und anpassungsfähig gegenüber Kunden- und Unternehmensbedürfnissen.Belastbarkeit und Leistungsfähigkeit auch unter Zeitdruck.Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten – sicher im Umgang mit Kundinnen, Kunden und Kolleginnen, Kollegen auf allen Ebenen.Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse zur effektiven Kommunikation in einem zweisprachigen Arbeitsumfeld.Ausgeprägte Problemlösungskompetenz mit der Fähigkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen.Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative bei der Bearbeitung von Aufgaben und Herausforderungen sowie Engagement für persönliche und berufliche Weiterentwicklung.

Gleichberechtigung und Vielfalt

Das Unternehmen schätzt die Vielfalt seiner Belegschaft und diskriminiert nicht aufgrund von Alter, Behinderung, Geschlechtsumwandlung, Ehe und eingetragener Lebenspartnerschaft, Schwangerschaft und Mutterschaft, Rasse (einschließlich Hautfarbe, Nationalität und ethnischer bzw. nationaler Herkunft), Religion oder Weltanschauung, Geschlecht oder sexueller Orientierung (jedes dieser Merkmale ist im Antidiskriminierungsgesetz geschützt). Es diskriminiert nicht aufgrund anderer irrelevanter Faktoren und fördert eine Kultur, die Offenheit, Fairness und Transparenz schätzt.

Wenn Sie eine Behinderung haben und sich lieber in einem anderen Format bewerben möchten oder eine angemessene Anpassung wünschen, um ein Vorstellungsgespräch zu ermöglichen, kontaktieren Sie uns bitte unter careersatWL@williamslea.com (wir akzeptieren keine Bewerbungen an diese E-Mail-Adresse).

Unsere Datenschutzerklärung finden Sie unter https://www.williamslea.com/privacy-statement 

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Office Services Operator

Address: Taunusanlage 9-10, 60329 Frankfurt, Germany

Contract: Permanent, full time

Shifts: 40 hours per week worked Monday-Friday rotating 06:30-15:00, 09:00-17:30, and 10:30-19:00 with a 30-minute, unpaid lunch

Work model: Fully onsite

Williams Lea seeks a Reprographic Mail Operator to join our team!

Williams Lea is a leading global provider of business-critical support services, known for delivering efficient, technology-enabled solutions to blue-chip clients in investment banks, law firms, and professional services firms. With nearly 7,000 employees worldwide, we focus on providing high-quality, customer-focused services across complex, highly regulated environments.

Reprographics and Document Production:

Operate reprographic equipment to produce documents that meet client specifications, ensuring accuracy and high qualityPerform finishing tasks such as binding, laminating, and trimming to deliver polished, professional materialsMonitor and replenish printing supplies (e.g., paper, toner) and ensure machines are properly calibrated and maintained for optimal performanceTroubleshoot equipment issues, reporting and escalating technical problems to the Operations Manager as neededPrepare physical documents for scanning by removing staples, fastenings, and other obstructionsScan documents and records into digital formats (e.g., PDFs) using scanning equipment

Mailroom and Courier Management:

Sort, distribute, and handle all incoming and outgoing mail efficiently, ensuring timely delivery within the officeManage courier services by receiving, logging, and dispatching parcels, ensuring accurate tracking of deliveriesAssist with preparing and packaging items for shipment, following the appropriate procedures for courier bookings

​Records Management and Administrative Support:

Maintain organized filing systems for physical and digital records, ensuring easy retrieval and proper archivingPerform data entry and maintain logs for job tracking, mail processing, and scanning tasksAssist in managing office stationery, ensuring stock levels are adequate and replenished as requiredSupport general office administration tasks as needed, contributing to smooth office operations

​Client Service and Communication:

Build positive and professional relationships with clients, acting as a point of contact for document production and mail servicesProvide expert advice on reprographics services, production methods, and potential cost-saving opportunitiesRespond promptly to client requests and queries, ensuring clear communication and service delivery in line with their expectationsTake ownership of client issues or complaints, ensuring these are resolved promptly with support from senior management

Team Collaboration and Compliance:

Work collaboratively with colleagues to meet team goals and service level agreements (SLAs), ensuring seamless service deliveryParticipate in team meetings and contribute ideas to improve processes and enhance client satisfactionFollow health and safety guidelines, ensuring compliance with workplace policies and maintaining a clean, safe working environment

Quality Control and Continuous Improvement:

Ensure all tasks are completed accurately and on time, maintaining high standards for document quality and service deliveryContinuously seek opportunities to improve processes, increase efficiency, and enhance the overall client experiencePay close attention to detail, ensuring that all document handling, scanning, and production processes are executed flawlesslyPrior experience in reprographics, print production, or mailroom services with a strong understanding of relevant equipment and processesCompetent in using Microsoft Office applications, including Excel, Word, PowerPoint, Outlook, and Teams, to complete administrative tasks and communicate effectivelyExceptional attention to detail is crucial to ensure accuracy in document production, mail handling, and scanning processesFamiliar with routine maintenance, troubleshooting, and upkeep of reprographics and mailroom equipment to ensure smooth operationsA client-centric approach, committed to delivering high standards of service and maintaining positive client relationshipsAbility to work both independently and collaboratively within a wider team, adapting to the needs of the business and clientsAble to remain composed and maintain a high level of performance under pressure or tight deadlinesExcellent verbal and written communication skills, with the confidence to engage with clients and colleagues at all levelsWorking knowledge of both German and English is essential for effective communication and service delivery in a bilingual environmentStrong problem-solving skills, capable of making logical and informed decisions by considering all relevant information and potential solutionsTakes responsibility for tasks and problems, proactively managing them to completion, and demonstrates a commitment to personal and professional development

Equality and Diversity

The Company values the differences that a diverse workforce brings to the organisation and will not discriminate because of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race (which includes colour, nationality and ethnic or national origins), religion or belief, sex or sexual orientation (each of these being a “protected characteristic” in discrimination law). It will not discriminate because of any other irrelevant factor and will build a culture that values openness, fairness and transparency.

If you have a disability and would prefer to apply in a different format or would like to make a reasonable adjustment to enable you to make an interview please contact us at careersatWL@williamslea.com(we do not accept applications to this email address).

View our Privacy Notice https://www.williamslea.com/privacy-statement