Requisition ID: req59325 Job Title: OPERATION OFFICER Sector: Health Employment Category: Regular Employment Type: Full-Time Open to Expatriates: No Location: Kalemie, Democratic Republic of the Congo Job Description Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement. Sous la supervision du Chef de Projet, l’Operations Officer appuiera toutes les opérations du projet Givewell et travaillera en étroite collaboration avec les collègues de la logistique, des RH, de la Finance et de l’équipe programme pour assurer un bon déroulement des activités du projet Givewell dans les zones de santé de Kalemie et de Nyemba. Il/elle est le point focal pour la facilitation opérationnelle des activités du projet en assurant la liaison entre les différents départements ainsi qu’avec les partenaires dans les zones d’intervention (BCZS, PRONANUT, BIC, etc). RESPONSABILITES CLES PROGRAMME + Assurer le suivi des paiements des fournisseurs des biens et services ; + Etablir mensuellement, les états de paie de tous les partenaires ; + Préparer les demandes des fonds des partenaires, faire le suivi de leurs paiements et s’assurer que la liquidation des fonds alloués aux partenaires se fait conformément aux procédures IRC ; + Participer à la préparation des rencontres de différents secteurs du projet : atelier, réunions et pour des activités nécessitant des fonds ; + Assister techniquement les prestataires dans le respect des conditions d’entreposage des intrants nutritionnels et des médicaments ; + Assurer l’archivage physique et électronique des documents de projet (plans de distribution, bons de livraison, TDRs et rapports d’activités) ; + Préparer toutes les réunions du programme et en assurer le bon déroulement. GESTION DE STOCK Gestion physique du Stock médical et non médical + Réceptionner des cargos à l’aéroport et au port ainsi que des biens au bureau IRC et les arranger correctement dans le dépôt médical ou non médical ; + Expédier les cargos par véhicule, par avion ou par bateau ; + Vérifier la conformité quantitative des médicaments et intrants nutritionnels à leur réception (date de péremption, intégrité de l’emballage, complétude des items emballés, état des items à la réception, etc.) et des matériels médicaux livrés par rapport à la commande et rédiger le rapport de réception à transmettre à qui de droit (déballage des cargos et suivi de la conformité des cargos reçus) ; + Assurer la gestion physique du stock médical et non médical (médicaments, intrants nutritionnels, équipements médicaux et autres biens) ; + Sur base du plan de dispatch élaboré par le programme, émettre les waybills et bons de livraison par structures ; + Superviser le colisage et le chargement des colis dans les véhicules ; + Réceptionner et classer les waybills et bons de livraison dument signés par les partenaires ; + Maintenir la propreté et la bonne disposition du dépôt médical et non médical selon les normes d’entreposage chez IRC ; + Gérer la base des données de gestion des intrants médicaux et non médicaux (médicaments, intrants nutritionnels, consommables médicaux et non médicaux ainsi que des équipements) et la tenir à jour ; + Elaborer le rapport mensuel des stocks médical et non médical et le soumettre dans le délai au superviseur ; + Identifier dans le délai (minimum 6 mois) et alerter le chef de projet de la situation des médicaments qui tendent à la péremption et qui ne peuvent pas être utilisés en tenant compte de la CMM ; + Gérer la consommation de carburant du générateur de la base ; + Gérer l’approvisionnement de carburant du partenaire PRONANUT. Gestion virtuelle des stocks + Réceptionner dans le système Intégra les items avant le paiement du fournisseur (non-stock) ; + Préparer la réception dans le système pour permettre au programme de faire l’ordre de qualité, après l’ordre de qualité fait par le programme produire les accusés de réception (Stock) ; + Produire le parking slip (bon de livraison dans le système) après le prélèvement par le programme ; + Participer aux inventaires (cycliques et annuels) du stock médical et non médical et produire le rapport dans le système ; + Assurer le suivi de la qualité et de la quantité des articles à la livraison par le fournisseur ; + Assurer le suivi des paiements des fournisseurs des biens et services. LIAISON FINANCE - PROGRAMME + Assurer la réconciliation de paiements des structures sanitaires du projet avec l’équipe finance et mettre à jour régulièrement l’état de suivi ; + Participer activement aux réunions BVA et s’assurer de l’exécution de plus grandes actions formulées au cours de celle-ci ; + Constituer et préparer les documents des accruals et s’assurer de leur prise en charge par la finance ; + Mettre à jour mensuellement le suivi des engagements internes et externes ; + Elaborer les demandes des paiements (Payment resquest) et Coordonner la justification de toutes les avances prises par l’équipe du projet auprès de la finance selon les procédures IRC. LIAISON RH – PROGRAMME + Préparer le déplacement des consultants et partenaires en cas de besoin (ordre de mission, TR, justification des avances, orientation, etc.). Qualifications + Diplôme en pharmacie, Sciences infirmières, et/ou Chain d’approvisionnement et logistique ou avoir une expérience équivalente de trois ans dans la gestion des opérations ou des stocks avec une organisation humanitaire internationale ; + Avoir une maitrise parfaite des logiciels de gestion des stocks, la connaissance du système intégra est souhaitée. Compétences & Aptitudes Techniques + Bonne connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook, etc.) ; + Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques dans la gestion de stock médical est un atout ; + Bonnes capacités organisationnelles et de planification ; + Capacité à entretenir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux ; + Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ; + Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; maîtrise de l’anglais souhaitable ; + Niveau prouvé d’intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les fournisseurs ; + Capacité d’adaptation au changement ; + Capacité de gestion des risques dans la chaine d’approvisionnement ; Flexibilité et Travail collaboratif entre les équipes ; + Bonne communication efficace et une bonne capacité d’adaptation ; + Capacité de résolution des problèmes. Informations Complémentaires Le titulaire du poste sera basé à Kalemie ; en cas de recrutement hors du périmètre géographique défini, le candidat retenu devra assumer à ses propres frais son déplacement jusqu’au lieu de travail. La/le candidat(e) doit s'engager à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion. Note pour le personnel de terrain IRC : Engagement envers les clients : En s'engageant à mettre en œuvre une programmation axée sur le client, l'IRC place les personnes qu'elle sert - ses clients - au centre de sa programmation et de ses services. Le personnel de l'IRC a un rôle important à jouer pour soutenir la mise en œuvre d'une programmation axée sur le client en sensibilisant la communauté et les clients aux mécanismes de retour d'information existants et à la manière de les utiliser, y compris les processus de réponse, l'accès et l'éligibilité aux services, et en contribuant à la création d'une culture institutionnelle qui incite le personnel à écouter les clients, à communiquer et à répondre à leurs demandes, à leurs commentaires et à leurs plaintes.” Normes de conduite professionnelle:Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité. Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles. Employeur de l’égalité des chances:L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi. Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien. PRESENTATION DU DOSSIER + Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page) + Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en Français ou en Anglais avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d'au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.). A Noter que IRC se réserve le droit de contacter toute autre personne ayant travaillé avec le candidat lors de ses anciennes expériences. + Copies :Des diplômes, attestations des services rendus, recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs, d’une pièce d’identité, de la carte de demandeur d’emploi obligatoire livrée par l’ONEM. Toute personne vivant avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras. A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine. DEPOT DES CANDIDATURES : Du 20 aout au 02 septembre 2025 à 16h30 + Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus ; + En vue de gagner en temps dans le traitement de ce recrutement, l’équipe en charge analysera les dossiers des candidats au fur et à mesure qu’ils seront reçus. Cette méthode peut amener à la clôture de ce processus avant la date finale de réception des candidatures, si les meilleurs candidats sont identifiés lors de traitement progressif des dossiers. IRC vous encourage à ne pas attendre le dernier jour de la clôture de l’offre pour postuler ; + Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus. En vue de soutenir la femme, IRC offre des conditions particulières à la femme en payant 14 Semaines des congés de maternité à 100%, Jusqu’au premier anniversaire de l’enfant, la mère a droit à un maximum de deux heures par journée de travail pour l’allaitement. Cette période de repos est rémunérée et comptabilisée comme temps de travail. Dans le souci de permettre aux staffs féminins IRC qui ont des bébés en âge d’allaitement de concilier leur responsabilité familiale avec les missions sur terrain, il sera autorisé à ces staffs de voyager à bord de véhicules IRC avec leurs bébés et si nécessaire avec une personne accompagnatrice. Les employés IRC ont droit à deux jours des congés annuels. Le droit aux congés augmente en fonction de l’ancienneté. La culture organisationnelle IRC offre un environnement de travail sûr et épanouissant pour tous ses employés avec des mesures de flexibilité axées au bien être de son personnel. A ce titre, la grille salariale IRC demeure compétitive à tous les grades. « Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée aux numéros verts suivants 0829777572 et 0999972021, car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »