Job Title

Office Coordinator/Coordonnateur(trice) de bureau

Job Description Summary

Energetic and efficient front desk and office support person to work in operations for a commercial real estate services company within the Montreal Area. The candidate will work closely with the Operations Manager, Managing Principal and fee-earners (brokers) within the market to provide support and implement strategic initiatives.
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Nous recherchons une personne énergique, organisée et professionnelle pour assurer le soutien à la réception ainsi qu’aux activités de bureau au sein des opérations d’une entreprise de services immobiliers commerciaux dans la région de Montréal. Le ou la titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec le gestionnaire des opérations, le directeur principal ainsi que les courtiers, afin de fournir un soutien administratif efficace et de contribuer à la mise en œuvre d’initiatives stratégiques.

Job Description

Key responsibilities

Office Operations-

Provide administrative support duties for Market Leader, and/or other department leaders-Enter expense reportsComplete routine/correspondence, enter data, print letters, print labels, create form letters, format documents, and input dataSupport mail room operations (i.e., mail sorting, postage machine, fax and copy machines)Assist in planning and coordination of basic travel arrangementsOrganize and assist internal meetings and events as requiredCoordinate catering, conference room space, invitations, and other event planning activities as neededEnsure company policies are followed

Greet / Direct All Visitors

Manage front desk by providing building access (when required) and notifying the employees that client, vendor or job candidate has arrivedCommunicate with operations staff, brokers, and Market Leader regarding their availabilityProvide parking pass/validation per request

Vendor Management / Administration

Manage purchasing and maintenance of office supplies and office equipment (i.e., furniture, IT equipment, telephones, snack services, plants, etc.) by ordering through Workday, procurement, or outside vendorEnter all new local vendors into Workday and cleanse data, if required

Manage Phones

Answer and screen all incoming calls and relay messages for 2 officesCommunicate general company informationCommunicate with operations staff, fee-earners, and Market LeaderHandle calls with discretion per the request of the operations staff, fee-earners, and Managing Principal

Other Administrative Duties

Work with Operations Manager on business continuity issuesAssistance with onboarding new employeesOrder business cardsDocument preparation (review, print, bind)Other duties as assigned

Reporting relationship- Role will report to the following:

Operations Manager

Metrics

Role will be evaluated on the following:

Management of costs to budget, keeping variances to a minimumPositive attitudeProfessionalismEfficiency and dependabilityOrganizationCustomer service and people skillsTimeliness and responsiveness to requests and conflict resolution

BACKGROUND AND EXPERIENCE-

Demonstrated experience should include:

College degree preferredBilingual French/English, basic English-French translation skills an assetVery good written and oral communication skills in both languagesA minimum of 2-4 years of administrative support experienceFront desk experience a plus

Competencies

Ability to follow instructions and proceduresAbility to deal and communicate effectively with all levels of staff and managementStrong written and oral skillsStrong Microsoft Office Suite skills, Workday knowledge an assetKnowledge of office administrative dutiesGood judgment, tact and discretion

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Responsabilités principales

Opérations du bureau

Fournir un soutien administratif au leader du marché et/ou à d’autres responsables de département

Entrer les rapports de dépenses

Rédiger la correspondance courante, saisir des données, imprimer des lettres et des étiquettes, créer des modèles de documents et mettre en forme des fichiers

Soutenir les opérations de la salle de courrier (ex. : tri du courrier, affranchisseuse, télécopieur, photocopieurs)

Aider à la planification et à la coordination des déplacements de base

Organiser et soutenir les réunions et événements internes, au besoin

Coordonner les services de traiteur, la réservation de salles de réunion, l’envoi d’invitations et autres activités liées à l’organisation d’événements

Veiller au respect des politiques de l’entreprise

Accueil des visiteurs

Gérer la réception en accordant l’accès à l’édifice (au besoin) et en avisant les employés de l’arrivée d’un client, fournisseur ou candidat

Communiquer avec le personnel des opérations, les courtiers et le leader du marché concernant leur disponibilité

Fournir un laissez-passer ou une validation de stationnement sur demande

Gestion des fournisseurs et administration

Gérer l’approvisionnement et l’entretien des fournitures et équipements de bureau (mobilier, équipement informatique, téléphones, services de collations, plantes, etc.), via Workday, les services d’approvisionnement ou des fournisseurs externes

Saisir les nouveaux fournisseurs locaux dans Workday et nettoyer les données, au besoin

Gestion des appels

Répondre et filtrer tous les appels entrants pour deux bureaux et transmettre les messages

Communiquer des informations générales sur l’entreprise

Collaborer avec le personnel des opérations, les courtiers et le leader du marché

Traiter certains appels avec discrétion, à la demande du personnel des opérations, des courtiers ou du directeur principal

Autres tâches administratives

Collaborer avec le gestionnaire des opérations sur les questions de continuité des activités

Aider à l’intégration des nouveaux employés

Commander des cartes professionnelles

Préparer des documents (révision, impression, reliure)

Effectuer toute autre tâche connexe

Supérieur hiérarchique

Le poste relève du gestionnaire des opérations.

Indicateurs de performance

Le rôle sera évalué selon :

La gestion des coûts par rapport au budget, en limitant les écarts au minimum

Une attitude positive

Le professionnalisme

L’efficacité et la fiabilité

L’organisation

Le service à la clientèle et les aptitudes relationnelles

Le respect des délais et la réactivité aux demandes, ainsi que la résolution de conflits

Formation et expérience requises

Diplôme collégial préféré

Bilingue français/anglais, avec compétences de base en traduction un atout

Excellentes compétences en communication écrite et orale dans les deux langues

Minimum de 2 à 4 ans d’expérience en soutien administratif

Expérience à la réception un atout

Compétences

Capacité à suivre des instructions et des procédures

Capacité à interagir et communiquer efficacement avec tous les niveaux du personnel et de la direction

Excellentes aptitudes de communication écrite et orale

Solides compétences avec la suite Microsoft Office; connaissance de Workday un atout

Bonne connaissance des tâches administratives de bureau

Bon jugement, tact et discrétion

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