Amex GBT is a place where colleagues find inspiration in travel as a force for good and – through their work – can make an impact on our industry. We’re here to help our colleagues achieve success and offer an inclusive and collaborative culture where your voice is valued.

Der Meeting Planner bearbeitet Meetinganfragen basierend auf internen Standardprozessen oder vorab abgestimmten Kundenvorgaben. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um Tagungsveranstaltungen oder Veranstaltungsserien in Hotels, für deren Durchführung max. bis zu 1-2 Lieferanten koordiniert werden müssen. In der Verantwortung des SMP liegen alle Meeting-relevanten Absprachen mit der Bankettabteilung und die Prüfung der Angebote und Verträge der eingebundenen Lieferanten, sowie bei Bedarf die Recherche geeigneter Restaurants für ein Off-Site Dinner.

Zu Deinen Aufgaben zaehlen

Eigenverantwortliche Recherche, Planung und Durchführung von Small Meetings (Tagungsveranstaltungen, Seminaren, Seminarserien etc.)Angebotseinholung und Vertragsprüfung an Hand von Standardparametern und im Abgleich mit den Compliance und/oder Veranstaltungsrichtlinien der jeweiligen KundenAnsprechpartner für Besteller aus unterschiedlichen Abteilungen der KundenBerater im Hinblick auf Veranstaltungsrichtlinien und geeigneter Hotelauswahl und Raumplanung für die geplante VeranstaltungTrifft in Rücksprache mit dem Kunden Absprachen mit den Hotels zu Tagungstechnik, Bestuhlung, CateringBindeglied zwischen Hotel und Kunde in Punkto Kommunikation und DetailabsprachenRecherche unter Vorgaben der Preferred Supplier Strategie von AMEXAbbilden eines ansprechenden Einstiegsszenarios für den Kunden; Vermittlung von positiven Erfahrungen und FreundlichkeitUnterstützung von SMP / MP in den Bereichen Teilnehmer-Management (Registrierungsprozesse, Teilnehmerkommunikation) sowie in der Kontingentverwaltung

Was wir von Dir erwarten

Abgrenzung von Standardleistungen mit vorab definierten Bestandteilen von darüber hinaus gehenden Anforderungen des KundenFokus auf der Abwicklung vieler Veranstaltungen mit überschaubaren Bestandteilen / BeschaffungsprozessenDurchgängig strukturiertes Arbeiten innerhalb der vorgegebenen Prozesse und StandardsDetailkenntnisse des jeweiligen KundenKommunikation mit unterschiedlichen Bestellern, deren Involvierung in die Vorbereitung der Veranstaltung stark variieren kannKlare Abgrenzung zum Meeting und Group Air/Rail PlannerGute Kommunikation zum Kunden und Erkennen von Potenzial

Kenntnisse und Fähigkeiten

Strukturiertes, prozessgetriebenes Arbeiten; Fähigkeit zur Priorisierung, zum effizienten Arbeiten und zum Aufbau einer eigenen Struktur; gründlich in der DokumentationSehr gute Kenntnis in allen mit dem Projektmanagement von Small Meetings verbundenen Aufgaben sowie eigen- und selbständiges HandelnGute Kundenkommunikation; Fähigkeit bestehende Kundenbeziehung zu pflegenFreundliches und kompetentes AuftretenErkennen der eigenen Grenzen und Notwendigkeit zur EskalationVerhandlungsgeschick, insbesondere in der Supplier SteuerungVersiert in MS Office, v.a. Excel, WordSehr gute Kenntnis der nationalen Hotel- und Tagungsindustrie einschließlich aller Tagungsleistungen; Erkennen von TrendsVersiert im Umgang mit Bankettabteilungen und vertraut mit den Abläufen in TagungshotelsKaufmännische Ausbildung

     

Location

Hamburg, Germany

     

The #TeamGBT Experience

Work and life: Find your happy medium at Amex GBT.

Flexible benefits are tailored to each country and start the day you do. These include health and welfare insurance plans, retirement programs, parental leave, adoption assistance, and wellbeing resources to support you and your immediate family.

Travel perks: get a choice of deals each week from major travel providers on everything from flights to hotels to cruises and car rentals.

Develop the skills you want when the time is right for you, with access to over 20,000 courses on our learning platform, leadership courses, and new job openings available to internal candidates first.

We strive to champion Inclusion in every aspect of our business at Amex GBT. You can connect with colleagues through our global INclusion Groups, centered around common identities or initiatives, to discuss challenges, obstacles, achievements, and drive company awareness and action.

And much more!

All applicants will receive equal consideration for employment without regard to age, sex, gender (and characteristics related to sex and gender), pregnancy (and related medical conditions), race, color, citizenship, religion, disability, or any other class or characteristic protected by law.

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Furthermore, we are committed to providing reasonable accommodation to qualified individuals with disabilities. Please let your recruiter know if you need an accommodation at any point during the hiring process. For details regarding how we protect your data, please consult the Amex GBT Recruitment Privacy Statement.

What if I don’t meet every requirement? If you’re passionate about our mission and believe you’d be a phenomenal addition to our team, don’t worry about “checking every box;" please apply anyway. You may be exactly the person we’re looking for!