The Executive Assistant supports both the SVP of Global Data Technology as well as the VP, Group Functions Data Office! Global Data Technology provides a full range of Data Technology services for Manulife globally enabling our ambition to be a Digital customer leader! **Position Responsibilities:** + Provides sophisticated administrative support for executives including the full management of calendars and meetings + Applies specialized department software to generate reports, brochures, pamphlets, in-house publications, etc. + Types and produces reports, letters, graphics, and other documents + Handles routine correspondence as advised; may independently compose documents based on verbal direction and/or knowledge of company policy and procedures + Assembles information for use in reports and meetings + Coordinates all aspects of external and internal meetings + Screens mail and telephone inquiries and directs these requests to the appropriate person, following up on replies if necessary + Independently responds to questions and situations which arise during manager’s absence using discretion, judgment, and knowledge of department activities + Investigates problems independently, determining method of research, data requirements, and analysis techniques + Prepares reports and recommendations for management + Sets up and maintains the filing system for assigned department, including confidential data, ensuring records are accurate and up-to-date + May be responsible for the onboarding of new hires and contractors + Ensures compliance with all quarterly security and compliance checks + Troubleshoots and handles technical support for the team, including managing the ticket process with the help desk + Assists in the development of PowerPoint presentations, including content and design + Handles administrative projects and ensures the accurate and timely completion of tasks; projects may include research, correspondence, and/or other departmental work + Captures information, tests for reasonableness, and analyzes data, potentially recommending changes and solutions to issues or problems + Tracks expenses and invoices, ensuring payments are coded to the appropriate account; reports on monthly variances and researches discrepancies + Coordinates and attends meetings, acting as a recorder of proceedings and coordinating follow-up actions + Makes travel arrangements for department staff and processes related expenses + Arranges function rooms, menus, and travel for large and small external meetings in accordance with company travel policies + Trains and assists other administrative assistants and department staff in applying applications or department/company policies, procedures, and administrative systems + Performs other duties as assigned, such as space planning, consulting time tracking, recordkeeping, maintaining office supplies, and managing invoice and purchasing activities + Collaborates with others to ensure efficiency of administrative and support functions; may coordinate or collaborate on special projects or initiatives + Mentors administrative support staff **Required Qualifications:** + Associate’s degree or equivalent + 5+ years administrative experience **Preferred Qualifications:** + Proficiency with all MS Office applications, especially MS Outlook + Experience prioritizing meetings, calls, and situations for executive review + Strong activity coordination skills + Proven ability in business partnering + Service delivery efficiency **When you join our team:** + We’ll empower you to learn and grow the career you want. + We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words. + As part of our distributed team, we’ll support you in crafting the future you want to see. **\#LI-Hybrid** **Acerca de Manulife y John Hancock** Manulife Financial Corporation es un importante proveedor internacional de servicios financieros que ayuda a las personas a tomar decisiones de una manera más fácil y a vivir mejor. Para obtener más información acerca de nosotros, visite http://www.manulife.com . **Manulife es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades** En Manulife/John Hancock, valoramos nuestra diversidad. Nos esforzamos por atraer, formar y retener una fuerza laboral tan diversa como los clientes a los que prestamos servicios, y para fomentar un entorno laboral inclusivo en el que se aprovechen las fortalezas de las culturas y las personas. Estamos comprometidos con la equidad en las contrataciones, la retención de talento, el ascenso y la remuneración, y administramos todas nuestras prácticas y programas sin discriminación por motivos de raza, ascendencia, lugar de origen, color, origen étnico, ciudadanía, religión o creencias religiosas, credo, sexo (incluyendo el embarazo y las afecciones relacionadas con este), orientación sexual, características genéticas, condición de veterano, identidad de género, expresión de género, edad, estado civil, estatus familiar, discapacidad, o cualquier otro aspecto protegido por la ley vigente. Nuestra prioridad es eliminar las barreras para garantizar la igualdad de acceso al empleo. Un representante de Recursos Humanos trabajará con los solicitantes que requieran una adaptación razonable durante el proceso de solicitud. Toda la información que se haya compartido durante el proceso de solicitud de adaptación se almacenará y utilizará de manera congruente con las leyes y las políticas de Manulife/John Hancock correspondientes. Para solicitar una adaptación razonable en el proceso de solicitud, envíenos un mensaje a recruitment@manulife.com . **Referenced Salary Location** Toronto, Ontario **Modalidades de Trabajo** Híbrido **Salary range is expected to be between** $47,250.00 CAD - $78,750.00 CAD Si se está postulando para este puesto fuera de la ubicación principal, póngase en contacto con recruitment@manulife.com para conocer el rango salarial de su ubicación. El salario real variará según las condiciones locales del mercado, la geografía y los factores relacionados con el trabajo pertinentes, como conocimiento, habilidades, calificaciones, experiencia y educación/capacitación. Los empleados también tienen la oportunidad de participar en programas de incentivos y obtener una compensación de incentivos vinculada al desempeño comercial e individual. Manulife ofrece a los empleados aptos una amplia variedad de beneficios personalizables, entre ellos, beneficios de salud, odontológicos, de salud mental, oftalmológicos, por discapacidad a corto y a largo plazo, cobertura de seguro de vida y por muerte accidental y desmembramiento, adopción/subrogación y bienestar, y planes de asistencia al empleado/familiar. También ofrecemos a los empleados admisibles varios planes de ahorro para la jubilación (incluidos planes de pensiones y un plan mundial de propiedad de acciones con contribuciones equivalentes del empleador) y recursos de asesoramiento y educación financiera. Nuestro generoso programa de tiempo libre remunerado en Canadá incluye feriados, vacaciones, días personales y días por enfermedad, y ofrecemos la gama completa de ausencia laboral reglamentaria. Si se está postulando para este puesto en los EE. UU., póngase en contacto con recruitment@manulife.com para obtener más información sobre las disposiciones relativas al tiempo libre remunerado específicas de EE. UU.