Coordonnateur(trice) Administrative / Admin Coordinator Job ID 214891 Posted 22-Apr-2025 Service line Advisory Segment Role type Full-time Areas of Interest Administrative Location(s) Montreal - Quebec - Canada **À propos du poste** CBRE à Montréal est activement à la recherche d’un(e) candidat(e) polyvalent(e), ayant un grand souci du détail, pour se joindre à notre équipe. Cette personne sera amenée à travailler sur une variété de tâches administratives pour soutenir un courtier spécialisé dans la location de bureaux, tout en soutenant le bureau dans divers projets, notamment en tant que remplaçant(e) à la réception. Il s’agit d’un poste permanent à temps plein qui nécessite une présence au bureau. **Vos responsabilités** Soutien au courtier: + Produire des études de marché, des présentations et du matériel marketing de grande qualité; + Produire des documents pour les visites de locaux, incluant des cartes d’emplacement des immeubles, des plans d’étage et d’autres renseignements connexes. + Se charger de la correspondance avec les clients, de la mise à jour des bases de données et des documents liés aux transactions. + Préparer et coordonner la facturation reliée aux transactions. + Planifier et assister aux réunions internes ou externes, s’assurer des suivis et des actions à prendre tel qu’établi dans les réunions. + Effectuer toutes autres tâches. Soutien aux activités du bureau: + Assurer une relève pour la réception en accueillant les visiteurs, en redirigeant les appels téléphoniques et en assurant une gestion de la réception, de la cuisine et des salles de conférence. + Mettre à jour les listes internes, les bases de données et gérer la saisie des données des outils immobiliers (CENTRIS). **Compétences requises** + Baccalauréat dans un domaine pertinent ou 1 à 2 ans d'expérience dans le soutien administratif à plusieurs professionnels. + Parfaitement bilingue, à l'écrit comme à l'oral. + Connaissance approfondie des logiciels de la Suite Microsoft Office. + Approche axée sur le client et solides compétences organisationnelles. CBRE s'engage à être une organisation qui célèbre la diversité comme une force, où les gens ont accès à des possibilités équitables dans un cadre qui favorise l’inclusion. Les employés sont libres d’être eux-mêmes et de progresser au travail. **About the Role** CBRE Montreal is actively seeking a detail oriented multitasker to join our team. This individual will be brought to work on a variety of administrative tasks to support an office leasing broker, while also supporting the branch with various projects, specifically as a back-up for the reception team. This is a full-time permanent position requiring an in-office presence. **What You’ll Do** Supporting the Broker + Produce high quality market research, presentations and marketing materials; + Produce materials for site visits including building location maps, site plans and related details. + Handle client correspondence, database updates and documentation for transactions. + Prepare and coordinate all transaction invoicing. + Organize and attend internal and external meetings, ensuring follow-ups and action items as established in the meetings. + Other duties may be assigned Supporting the Branch + Act as a backup for reception (i.e. greeting visitors, redirecting phone calls, managing the reception and conference room areas). + Update internal listings, databases and manage data entry of real estate tool (CENTRIS). **What We Require** + Bachelor’s degree in relevant field, or 1-2 years of experience of providing administrative support to multiple professionals. + Fully bilingual, written and spoken. + Strong knowledge of Microsoft Office products. + Client focused approach, and strong organizational skills. CBRE is committed to being an organization that celebrates diversity as a strength, where people have access to equitable opportunities and management fosters inclusion. Employees have the freedom to be authentic and are empowered at work. **Equal Employment Opportunity Statement:** CBRE is an equal opportunity employer who welcomes and encourages application from all persons regardless of race, creed, ancestry, national or ethnic origin, colour, age, religion, sex, sexual orientation, family status, gender identity or expression, disability or any other status or condition protected by applicable federal, provincial or territorial law. **Candidate Accommodations:** CBRE values the differences of all current and prospective employees and recognizes how every employee contributes to our company’s success. CBRE provides reasonable accommodations in job application procedures for individual with disabilities. If you require assistance due to a disability in the application or recruitment process, please submit a request via email at recruitingaccommodations@cbre.com or via telephone at Via telephone at +1 866 388 4346 (Canada) and +1 866 225 3099 (U.S.) CBRE, Inc. is an Equal Opportunity and Affirmative Action Employer (Women/Minorities/Persons with Disabilities/US Veterans)