COORDINADORA DE VENTAS DE SERVICIOS
NATURALEZA DEL PUESTO
Coordinar las gestiones de contratos de servicios para los clientes de la División.DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES DEL PUESTO
1. Atender diariamente las comunicaciones de los clientes, por ejemplo: Llamadas telefónicas, mensajes de texto y correos electrónicos, que solicitan contratos de servicio.
2. Crear y mantener actualizada la lista de hospitales y clínicas en Puerto Rico.
3. Establecer y mantener comunicación con los clientes según sea necesario para obtener los datos requeridos para emitir cotizaciones con el fin de hacer un contrato de servicio.
4. Dar seguimiento estructurado para la elaboración de cotizaciones de servicios, incluyendo, pero sin limitarse a:
a. Trazar con la guía del(la) Gerente de la División el plan con los pasos específicos y el flujograma para realizar el seguimiento de manera ordenada.
b. Registrar todas las interacciones, avances y resultados en el sistema de Salesforce.
c. Revisar regularmente la respuesta de los clientes posterior al envío de las cotizaciones para asegurarse de que no se queden pendientes a una respuesta y colaborar al logro de los objetivos.
d. Mantener una comunicación constante y clara con los clientes y el equipo para actualizar sobre el estado de las cotizaciones y contratos.
5. Monitorear los reportes de instalaciones, mantenimientos y reparaciones fuera de contratos para identificar oportunidades de contratos de servicios.
6. Monitorear los indicadores de rendimiento para identificar áreas de mejora y ajustar estrategias según sea necesario. Esto incluye, pero no se limita al, monitoreo de cuántas cotizaciones se someten versus cuántas culminan en contratos.
7. Ingresar en el sistema de SalesForce los datos de las oportunidades de servicios identificadas, los referidos (“leads”) de ventas, las llamadas de seguimiento realizadas y sus resultados.
8. Compartir con los profesionales de Ventas de la División, o de los departamentos de Ventas Diagnósticas y de Ventas Especializadas (según corresponda), las oportunidades de ventas (“leads”) identificadas.
9. Administrar la encuesta de satisfacción de los clientes sobre los servicios de la División. Además, tabular los resultados y emitir los reportes asociados con la frecuencia que sea establecida.
10. Realizar tareas administrativas en apoyo al equipo de la División. Entre estas, pero limitarse a: generar y contestar llamadas telefónicas, tomar y referir mensajes, sacar copias, digitalizar y archivar documentos, distribuir y manejar la correspondencia, hacer búsquedas de información en internet y/o con suplidores, entre otros.
11. Facturar los servicios de trabajos con equipos de cuidado al paciente, enviarlas a los clientes vía correo electrónico o documento físico, según corresponda y mantener al tanto al personal adscrito a la unidad de Crédito y Cuentas por Cobrar del departamento de Finanzas.
12. Asegurar que sus interacciones con el cliente son profesionales, amables y serviciales en todo momento.
13. Cumplir cabal y consistentemente con los parámetros de calidad, tiempo, respuesta y ejecución establecidos en la División.
14. Aportar activamente al mantenimiento de la misión y al logro de la visión de la compañía; y ejemplificar con su desempeño y conducta la filosofía de la cultura de eficiencia, los valores de la empresa y los principios de un servicio al cliente interno y externo de la más alta calidad.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES INCIDENTALES DEL PUESTO
1. Realizar las tareas propias al Coordinador(a) de Servicios en su sustitución o apoyo, según sea requerido. Entre estas, pero sin limitarse a:
a. Coordinar servicios de instalación, mantenimiento y/o reparaciones para equipos de cuidado al paciente tomando en cuenta los aspectos de: contratos, distancias, entrenamientos y disponibilidad técnica.
b. Comunicarse con el cliente según sea necesario tras la requisición de servicios para obtener la información completa sobre el problema que tiene el equipo y/o para obtener los datos requeridos para emitir cotizaciones con el fin de hacer un contrato de servicio.
c. Entrar en SalesForce la información sobre las llamadas de servicio para asignar el caso al Técnico(a) de Servicios disponible.
d. Coordinar los mantenimientos preventivos (PM) con los clientes y agendar en SalesForce.
e. Preparar órdenes de piezas y enviarlas al departamento de Compras al grupo llamado “Purchasing” en Outlook para el trámite pertinente.
f. Coordinar la disponibilidad de los Técnicos(as) de Servicios y fechas con el empleado correspondiente del departamento de Gerencia de Proyectos para nuevas instalaciones.
g. Coordinar el recogido, movimientos o mudanzas de equipos.
h. Preparar órdenes de piezas según solicitadas por los Técnicos de Servicio mediante la hoja titulada “Requisición de Piezas”.
2. Cubrir la recepción principal para brindar apoyo al departamento de Administración cubriendo la Recepción durante el período de tomar alimentos del Recepcionista o según se presente la necesidad.
3. Coordinar y/o asistir a reuniones, actividades de capacitación, desarrollo profesional, convenciones y adiestramientos, según sea requerido.
4. Buscar la mejora continua en sus labores diarias y proyectos delegados en conformidad con los principios del modelo de trabajo “Lean”.
5. Otras tareas, según sean necesarias.
PREPARACIÓN ACADÉMICA
Graduado de escuela superior y dos años universitarios o algún curso técnico.EXPERIENCIA PROFESIONAL
Experiencia mínima de un año brindando servicio al cliente.CONOCIMIENTOS, DESTREZAS, HABILIDADES
Amplio dominio de:
• Aplicaciones de Microsoft Windows: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en inglés y español
PAQUETE DE BENEFICIOS
Plan Médico 401k 15 días de vacaciones 12 días por enfermedad Seguro de Vida Días Feriados Bono de Navidad