PERMANENT CONTRACT - Administrative and Operational Security Coordinator EME (M/F/X)
At Sephora, beauty is about feeling seen, valued, and empowered, individually and collectively. It is connecting deeply with others, celebrating diversity and inclusivity, unlocking your potential and making a difference every day. Together, we belong to something beautiful.
Since its inception in 1969 in Limoges, France, and as part of the LVMH Group since 1997, Sephora has been disrupting the prestige beauty retail industry. Today, Sephora continues to break with convention to drive its mission: champion a world of inspiration and inclusion where everyone can celebrate their beauty.
With 56,000 employees in 35 countries, including 15,000 in Europe & Middle East, we connect customers and beauty brands within the world’s most passionate beauty community. With a curation of nearly 500 brands, and our own label, Sephora Collection, we offer the most unique and diverse range of products: fragrances, makeup, hair care, skincare... and much more.
Reporting into the EME Security Director, you are responsible for critical contract management and administrative security processes, with a strong focus on thee French market. You oversee and coordinate with security service providers across multiple countries, ensuring all legal and compliance requirements are met, and managing the contract lifecycle for new store openings, closures, and ongoing updates.
You will excel and enjoy this position if you are ready to actively handle the following missions :
Administrative and Internal Coordination
Logistics and Administrative Management: Organize internal and external meetings, manage the Security Director's schedule, and coordinate business travel for the Director and the team, while ensuring smooth communication between stakeholders. Communication with Stakeholders: Collaborate with internal security forums to relay updates and align on best practices. Contract Renewal and Document Updates: Prepare and dispatch updates to ensure contractual compliance across locations. Create and maintain standardized templates and documents approved by the legal team. Legal Document Coordination: Maintain close coordination with the legal team to ensure that all contract terms are updated in response to changes in French legislation (e.g., GDPR and JO updates).
Security Process Management and Documentation
Contract Management and Administration: Coordinate with EME teams for all security-related contracts. Ensure each contract is created, reviewed, and finalized in compliance with the French legal framework. Oversee new contracts for store openings and handle the termination or transfer of contracts for store closures. Document Verification and Compliance Checks: Every six months, verify and update administrative documents (including signed specifications, licenses, professional cards, and ethical guidelines) in the GSAO system. Ensure that all addenda and changes are correctly filed and accessible. Security Provider Onboarding and Follow-Up: Manage interactions with chosen security providers. Confirm provider details and initiate preventive plans, ensuring all documentation (e.g., K-Bis verification) is accurate before finalization. Contract Lifecycle Management: Review and archive all contract-related documents, including contract renewals, fee adjustments, and addenda, to ensure completeness and accuracy in the GSAO system.
Audit and Compliance Tracking
Biannual Compliance Audits: Conduct and document biannual reviews of all administrative documents and contracts for security providers to ensure alignment with EME standards. Escalate issues of non-compliance to management. Preventive and Safety Plans: Develop and maintain updated safety and preventive plans in partnership with providers for each store and location.
GSAO Management
System Updates and Maintenance: Regularly update the GSAO system to reflect all relevant data on security operations, particularly during store openings, closures, and changes in service providers. Address any issues and coordinate improvement discussions with system users.
Crisis Management and Reporting
Crisis Response Preparation: Support the Security Director in activating emergency plans and coordinating with local teams. Prepare safety instructions and briefings in response to urgent situations (e.g., geopolitical or natural events). Travel and Risk Studies: Synthesize travel security information using updates from SEERIST and the Ministry of Foreign Affairs, liaising with international travelers to offer guidance for high-risk areas.
Do not hesitate to apply if you have… or if you are …
Full professional fluency in English and French is required. Experience in translating technical and legal documents is a plus. Familiarity with GSAO or similar security management software. Understanding of contract law, particularly in France. Attentive to security industry ethics and confidentiality standards. Strong attention to detail and adherence to deadlines. Ability to work across teams, particularly with international counterparts, and engage stakeholders effectively. Reliability, autonomy, and ability to work under pressure.
This position is based in Neuilly sur Seine.
Here, you will find:
Community, in which authenticity is embraced, and the strength of our differences fuels our collective spirit. Culture of empowerment, learning & growth, that offers you the tools, space and opportunity to learn, innovate and lead. Work that brings fulfillment. From delighting clients every day, to inspiring our industry at large, every action makes a difference.
Join us and belong to something beautiful.
At Sephora, we celebrate diversity and are committed to creating and fostering an inclusive environment for everyone.
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CDI - Coordinateur Administratif et Opérationnel Sécurité EME (F/H/X)
Chez Sephora, la beauté, c’est se sentir reconnu, valorisé et épanoui, aussi bien individuellement que collectivement. C’est tisser des liens profonds avec les autres, célébrer la diversité et l’inclusion, révéler son propre potentiel et agir chaque jour pour avoir un impact positif.
Depuis notre création en 1969 à Limoges, en France, et notre intégration au sein du groupe LVMH en 1997, nous n’avons cessé de réinventer la beauté de prestige. Aujourd’hui encore, nous continuons de casser les codes, portés par notre raison d’être : promouvoir un monde d’inspiration et d’inclusion où chaque personne est invitée à célébrer librement sa beauté.
Avec 56 000 collaborateurs dans 35 pays dont 15 000 dans la région Europe et Moyen-Orient, nous réunissons clients, marques et passionnés au sein de la communauté beauté la plus vaste et la plus vibrante au monde. Grâce à une sélection de près de 500 marques, et à notre propre marque, Sephora Collection, nous proposons la gamme la plus unique et diversifiée de produits : parfums, maquillage, soins capillaires, soins de la peau… et bien plus encore.
Rattaché(e) au Directeur Sécurité EME, vous êtes responsable de la gestion des contrats critiques et des processus de sécurité administrative, avec une forte orientation sur le marché français. Vous supervisez et coordonnez les prestataires de services de sécurité dans plusieurs pays, en veillant au respect de toutes les exigences légales et de conformité, et en gérant le cycle de vie des contrats pour les ouvertures, les fermetures et les mises à jour continues des magasins.
Vous excellerez et vous épanouirez dans ce poste si vous êtes prêt à…
Tâches Administratives et Coordination Interne
Gestion Logistique et Administrative : Organiser les réunions internes et externes, gérer l’agenda du Directeur Sécurité, et coordonner les déplacements professionnels du Directeur ainsi que de l’équipe, tout en garantissant une communication fluide entre les parties prenantes. Communication avec les Parties Prenantes : Collaborer avec les forums de sécurité internes pour transmettre les mises à jour et s'aligner sur les meilleures pratiques. Renouvellement des Contrats et Mise à Jour des Documents : Préparer et diffuser les mises à jour pour assurer la conformité contractuelle sur tous les sites. Créer et maintenir des modèles et des documents standardisés approuvés par l'équipe juridique. Coordination des Documents Juridiques : Maintenir une étroite coordination avec l'équipe juridique pour s'assurer que toutes les conditions contractuelles sont mises à jour en fonction de l'évolution de la législation française (ex : mises à jour RGPD et JO).
Gestion des Processus et Documentation Sécurité
Gestion et Administration des Contrats : Coordonner avec les équipes EME pour tous les contrats liés à la sécurité. S'assurer que chaque contrat est créé, révisé et finalisé conformément au cadre juridique français. Superviser les nouveaux contrats pour les ouvertures de magasins et gérer la résiliation ou le transfert des contrats pour les fermetures de magasins. Vérification des Documents et Contrôles de Conformité : Tous les six mois, vérifier et mettre à jour les documents administratifs (y compris les cahiers des charges signés, les licences, les cartes professionnelles et les chartes éthiques) dans le système GSAO. S'assurer que tous les avenants et modifications sont correctement archivés et accessibles. Intégration et Suivi des Prestataires de Sécurité : Gérer les interactions avec les prestataires de sécurité choisis. Confirmer les détails du prestataire et initier les plans de prévention, en s'assurant que toute la documentation (ex : vérification K-Bis) est exacte avant finalisation. Gestion du Cycle de Vie des Contrats : Examiner et archiver tous les documents relatifs aux contrats, y compris les renouvellements de contrats, les ajustements tarifaires et les avenants, afin de garantir l'exhaustivité et l'exactitude dans le système GSAO.
Audit et Suivi de la Conformité
Audits Biannuels de Conformité : Réaliser et documenter des revues biannuelles de tous les documents administratifs et contrats des prestataires de sécurité afin de garantir la conformité aux normes EME. Escalader les problèmes de non-conformité à la direction. Plans de Prévention et de Sécurité : Développer et maintenir des plans de sécurité et de prévention mis à jour en partenariat avec les prestataires pour chaque magasin et site. Gestion GSAO Mises à Jour et Maintenance du Système : Mettre régulièrement à jour le système GSAO pour refléter toutes les données pertinentes sur les opérations de sécurité, notamment lors des ouvertures et fermetures de magasins et des changements de prestataires de services. Répondre aux problèmes et coordonner les discussions d'amélioration avec les utilisateurs du système.
Gestion de Crise et Reporting
Préparation à la Réponse aux Crises : Soutenir le Directeur Sécurité dans l'activation des plans d'urgence et la coordination avec les équipes locales. Préparer des consignes de sécurité et des briefings en réponse à des situations urgentes (ex : événements géopolitiques ou naturels). Études de Voyages et de Risques : Synthétiser les informations sur la sécurité des voyages en utilisant les mises à jour de SEERIST et du Ministère des Affaires Étrangères, en assurant la liaison avec les voyageurs internationaux pour offrir des conseils pour les zones à haut risque.
Le poste est basé à Neuilly sur Seine
N’hésitez plus à postuler si vous avez…ou si vous êtes…
Une maîtrise professionnelle complète de l'anglais et du français est requise. Une expérience en traduction de documents techniques et juridiques est un plus. Familiarité avec GSAO ou un logiciel de gestion de la sécurité similaire. Compréhension du droit des contrats, en particulier en France. Attentif(ve) à l'éthique et aux normes de confidentialité du secteur de la sécurité. Grand souci du détail et respect des délais. Capacité à travailler en équipe, notamment avec des homologues internationaux, et à mobiliser efficacement les parties prenantes. Fiabilité, autonomie et capacité à travailler sous pression.
À nos côtés, vous découvrirez :
Une communauté où l'authenticité est une force, et où notre esprit d’équipe se nourrit de nos différences. Vous serez entouré d’équipes talentueuses avec lesquelles vous serez fier de collaborer. Une culture qui favorise le développement personnel et le leadership, avec des ressources et des opportunités pour apprendre, innover et évoluer. Un métier qui a du sens où chaque action compte : qu'il s'agisse de créer des expériences uniques pour nos clients ou d'inspirer l'univers de la beauté, nous évoluons dans un environnement où chacun contribue à faire la différence.
Ensemble, partageons quelque chose de beau.
Chez Sephora, nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer et à favoriser un environnement inclusif pour tous.