Assistant(e) Opérations - Data.FI, Côte d’Ivoire

À propos de Palladium :

 Palladium est une entreprise internationale qui œuvre à concevoir, développer et mettre en œuvre des solutions ayant un impact positif sur la vie et les moyens de subsistance des populations à travers le monde ; élargir l'accès à la santé, à l'eau, à l'électricité et aux infrastructures ; bâtir des institutions et des systèmes de marché durables, transformateurs et pérennes afin de relever les défis mondiaux ; et préserver le monde naturel. Nous sommes présents dans plus de 90 pays et employons 3 200 personnes talentueuses, motivées et issues de toutes les religions, races, langues et identités de genre.   

Résumé du poste :

Palladium recherche un(e) Assistant(e) Opérations pour soutenir le projet Data.FI Côte d’Ivoire. L’Assistant(e) Opérations travaillera en étroite collaboration avec l’Unité de Gestion de Projet (PMU) au siège de Palladium à Washington, DC.

Lieu : Côte d’Ivoire
Supérieur hiérarchique : Responsable Financier

 

Responsabilités principales :

Support administratif général :

Assurer un soutien administratif pour garantir le bon fonctionnement du bureau.Aider à l’organisation et à la tenue à jour des dossiers, archives et documents.Gérer la correspondance entrante et sortante, y compris les courriels, appels téléphoniques et courriers.

Gestion de l’agenda :

Gérer et maintenir les plannings, rendez-vous et réunions des cadres.Coordonner les déplacements et les réservations d’hébergement du personnel, selon les besoins.Planifier et organiser les réunions, y compris la préparation des ordres du jour et la rédaction des procès-verbaux lorsque requis.

Communication :

Servir de premier point de contact pour les visiteurs et les appelants, en offrant un accueil professionnel et courtois.Aider à la rédaction et à la révision de correspondances, rapports et présentations.Faciliter la communication entre les départements et assurer la diffusion rapide des informations.

Saisie de données et gestion des dossiers :

Saisir avec précision les données dans diverses bases et feuilles de calcul.Maintenir et mettre à jour les registres, y compris les listes de contacts, inventaires et fournitures de bureau.Générer des rapports et préparer des documents à la demande de la direction.

Gestion du bureau :

Surveiller et commander les fournitures de bureau pour maintenir des niveaux de stock adéquats.Coordonner l’entretien et les réparations du bureau, en lien avec les prestataires et fournisseurs.Aider à l’organisation d’événements et de réunions internes, y compris l’aménagement des salles et la commande de services de restauration.

Assistance à la haute direction :

Apporter un soutien administratif aux cadres supérieurs selon les besoins.Aider à la préparation de présentations, rapports et autres documents pour les réunions.Gérer les informations confidentielles avec discrétion et assurer le respect de la confidentialité en toutes circonstances.

Qualifications :

Diplôme d’études secondaires ou équivalent. Une qualification supplémentaire en tant qu’assistant(e) administratif(ve) ou une expérience antérieure en secrétariat constitue un atout.Maîtrise de la suite Microsoft Office et capacité à utiliser des logiciels de traitement de texte et de tableurs.Autorisation légale de travailler en Côte d’Ivoire.

 

Toutes les candidatures qualifiées seront prises en considération sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'origine nationale, de handicap, d'âge ou de statut de vétéran protégé.

Si vous avez besoin d'aménagements particuliers en raison d'un handicap, si vous êtes une personne neurodivergente ou pour toute autre raison, veuillez envoyer un e-mail à notre équipe à l'adresseaccessibility@thepalladiumgroup.com et nous vous contacterons pour en discuter.  

Protection - Nous définissons la protection comme « les mesures préventives prises par Palladium pour protéger notre personnel, nos clients et les communautés avec lesquelles nous travaillons contre tout préjudice ». Nous nous engageons à veiller à ce que tous les enfants et adultes qui entrent en contact avec Palladium soient traités avec respect et ne subissent aucun abus.  Tous les candidats retenus seront soumis à un processus de sélection renforcé, comprenant des entretiens axés sur la protection et un processus de diligence raisonnable rigoureux.