Solutions médicales pionnières et fiables pour améliorer les vies que nous touchons: Convatec est une entreprise mondiale de technologie et de dispositifs médicaux conçus pour la prise en charge des maladies chroniques. Notre expertise est reconnue dans les domaines de la cicatrisation, de la stomathérapie, du sondage urinaire et des dispositifs de perfusion.

Avec environ 10 000 collaborateurs, nous fournissons nos produits et services dans près de 100 pays, unis par la promesse de toujours prendre soins de vous. Nos solutions offrent un éventail d'avantages, de la prévention des infections et de la protection des peaux à risque, à l'amélioration des résultats pour les patients et à la réduction des coûts de soins. Les revenus du groupe en 2024 étaient supérieurs à 2 milliards de dollars. La société fait partie de l'indice FTSE 100 (LSE : CTEC). Pour en savoir plus sur Convatec, veuillez consulter notre site internet : http://www.convatecgroup.com

 

Face à un accroissement significatif de l’activité de la division Stomathérapie au sein de la filiale France de Convatec, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour une mission temporaire en CDD de 6 mois à partir du 1er septembre 2025. Rattaché à la Responsable Marketing, ce rôle contribuera directement à la gestion fluide de nos opérations et au succès de nos initiatives marketing et commerciales. Vous serez en charge de la gestion administrative de nos activités.

Vos responsabilités s'articuleront autour de deux axes majeurs :

Suivi des Dépenses

Création/mise à jour des Fournisseurs : Constituer les dossiers administratifs et soumettre les demandes de création/mise à jour des fournisseurs auprès du service comptabilité, en assurant les relances nécessaires pour la bonne intégration des nouveaux partenaires.Génération des Bons de Commandes : Centraliser la réception des devis, soumettre les demandes d'achat dans notre ERP interne (SAP), réceptionner les bons de commande une fois les demandes d’achat approuvées et transmettre les bons de commandes aux fournisseurs dans le respect des échéances. Maintenir à jour le fichier de suivi des dépenses et du budget marketing, en veillant à la bonne allocation de chaque dépense sur les projets/centres de cout.Suivi des Factures Fournisseurs : Vérifier la conformité des factures avec les devis validés au préalable, demander les ajustements si nécessaire, transmettre les factures au service comptabilité et valider les factures dans notre ERP (SAP) avant chaque paiement. Assurer le suivi des paiements auprès du service comptabilité et gérer les relations avec les fournisseurs.Archivage : Organiser et archiver tous les devis, bons de commandes et factures dans le dossier adéquat.Gestion des Paiements Spécifiques : Gérer les demandes d'acomptes, les paiements urgents ("rush payment") et les paiements uniques ("one-time payment") auprès du service comptabilité.Gestion des frais de déplacement des clients : Collecter les informations et justificatifs nécessaires, générer la note d’honoraires pour demander sa mise en paiement auprès du service comptabilité.Règlement des Investigateurs : Compléter les fiches de renseignement des investigateurs et transmettre les informations nécessaires pour le traitement des paiements auprès du service paye.

Gestion des contrats et événements de la division Stomathérapie

Préparation du dossier administratif des événements (Patients et Professionnels de Santé) : S'assurer de la complétude et de l'actualisation de toutes les pièces justificatives nécessaires pour la constitution des dossiers contractuels.Rédaction et Suivi des Contrats : Rédiger les contrats en utilisant le modèle disponible, obtenir les validations requises (juridique, réglementaire, marketing et commercial), gérer la mise en signature de chaque contrat et assurer les relances auprès des signataires si nécessaires pour veiller au respect des délais.Déclarations de Conformité en amont des événements/activités : Effectuer les déclarations sur l'outil de conformité interne et obtenir leur validation, puis archiver la notification de validation dans le dossier adéquat.Déclarations aux Autorités Compétentes en amont des événements/activités : Récupérer les dossiers complets auprès des équipes terrain en coordination avec la force de vente, vérifier l'exhaustivité des dossiers et rechercher les informations manquantes le cas échéant, puis procéder aux déclarations sur les plateformes des ordres des professionnels de santé (EPS et IDAHE) dans le respect des délais légaux.Suivi Post-Événement : Coordonner la récupération des factures de location de stand après chaque événement.Déclaration de Transparence Post-Événement : Compléter le fichier de la base de données publique de transparence et le soumettre sur la plateforme officielle transparence santé avant la date limite.

Profil Recherché

Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et proactive, dotée d'un excellent sens du service. Vous faites preuve d'autonomie et d'une grande capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Vous communiquez de manière proactive et transparente sur l’avancée de vos missions : vous dites ce que vous faites et faites ce que vous dites. Vous avez un esprit solutionniste et faites preuve de pragmatisme et agilité face aux défis. Vous aimez travailler dans la bonne humeur et savez y continuer. Vous êtes basé en région parisienne.

Compétences indispensables

Une précédente expérience dans un rôle administratifUn niveau d’anglais opérationnel (B1) est requis pour échanger avec les équipes comptabilité, paye et conformité basées à l’international

Compétences appréciées (non obligatoires)

De l’expérience dans l'industrie pharmaceutique ou les dispositifs médicauxLa maîtrise du logiciel SAP

 

Nous sommes guidés par notre promesse « forever caring » et avons à cœur de prendre soin des personnes avec qui nous interagissons, vous nous aiderez à poursuivre cet objectif. Vous serez accompagné et aidé à viser toujours plus haut et à vous approprier votre travail. Vous serez encouragé et soutenu pour faire avancer les choses. Parfois, cela pourra être un défi mais les progrès et les réalisations que vous apporterez permettront d’améliorer la vie de milliers de patients

 

#LI-CM1

#LI-Hybrid

 

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