At Iron Mountain we know that work, when done well, makes a positive impact for our customers, our employees, and our planet. That’s why we need smart, committed people to join us. Whether you’re looking to start your career or make a change, talk to us and see how you can elevate the power of your work at Iron Mountain.

We provide expert, sustainable solutions in records and information management, digital transformation services, data centers, asset lifecycle management, and fine art storage, handling, and logistics. We proudly partner every day with our 225,000 customers around the world to preserve their invaluable artifacts, extract more from their inventory, and protect their data privacy in innovative and socially responsible ways. 

Are you curious about being part of our growth stor​y while evolving your skills in a culture that will welcome your unique contributions? If so, let's start the conversation.

Şirketimizin idari işler süreçlerinde görev alacak; iş takibi yapabilen, düzenli, gelişim odaklı, proaktif, süreçlerin sorunsuz ve verimli bir şekilde işlemesini sağlayacak bir İdari İşler Asistanı arıyoruz.

Temel Sorumluluklar:

İdari ve Operasyonel Gözetim:

Yemek, personel ulaşımı, temizlik, şirket araç filosu, güvenlik ve telekomünikasyon vb. ilgili hizmetler dahil olmak üzere, şirket çapındaki tüm idari süreçlerin sürekli akışını sağlamak ve denetlemek.

İdari iş akışlarının iyileştirilmesinde ve geliştirilmesinde aktif olarak katkıda bulunmak.

Satın Alma ve Finansal Destek:

Gelen faturaların, şirketimizin prosedürlerine uygunluğunu kontrol etmek ve sistem ön kayıtlarını yapmak.

Gerektiğinde tedarikçilerle iletişim kurarak detaylı hizmet dökümü veya destekleyici belgeler talep etmek ve fatura teyidini almak.

Prosedürlere uygun olmayan durumları veya tutarsızlıkları gecikmeksizin yönetime rapor etmek.

Ofis ve Resepsiyon Yönetimi:

Gelen tüm misafirleri veya ziyaretçileri karşılamak ve ilgililere yönlendirmek.

Gerektiğinde gelen telefon çağrılarını cevaplamak ve yönlendirmek, gerektiğinde not almak ve ilgili kişilere iletmek.

Gelen ve giden tüm dosyaları, postaları ve kargoları ilgili kişi veya departmanlara zamanında teslim etmek ve göndermek.

Tesis ve Bakım Koordinasyonu:

Ofis ve lokasyonlarımızın; genel temizlik, mutfak ve çay ocağı planlamalarını yapmak, ihtiyaçları belirlemek ve denetimleri yapmak.

Ofis ekipman ve makinelerinin periyodik bakımlarını takip ve kontrol etmek.

Gerekli bina onarım ve bakım işlerini belirlemek, takip etmek ve koordine etmek.

Envanter ve Etkinlik Koordinasyonu:

Gıda, kırtasiye, temizlik malzemeleri gibi temel ofis ihtiyaçlarının envanter seviyelerini belirlemek ve yönetmek.

Doğru ihtiyaç listeleri oluşturmak, stok kontrolü yapmak ve yönetimin onayı ile malzeme tedarikini sağlamak.

Şirket içi etkinliklerin hazırlıklarını yapmak ve etkinliğin sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak.

İSG :

Tüm güvenlik, yangın ve İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) prosedürlerinin tutarlı bir şekilde uygulanmasını sağlamak.

Günlük iş aksiyonlarını İSG kurallarına uygun olarak gerçekleştirmek.

Raporlama ve İşbirliği:

Yürütülen görevler ve sonuçları hakkında doğrudan yöneticisine düzenli olarak sözlü ve yazılı raporlar sunmak.

Süreç geliştirme girişimlerine aktif olarak katılmak.

Satın Alma ve İdari İşler departmanındaki ekip arkadaşlarına ihtiyaç halinde destek olmak.

Aranan Nitelikler:

Üniversitelerin Lisans bölümlerinden mezun

İdari işler ve ofis yönetimi süreçlerinde en az 2 yıllık tecrübe sahibi

Yazılı ve sözlü iletişimi kuvvetli

Gelişime ve ekip çalışmasına yatkın olan

Problem çözme, proaktif yaklaşım ve iş takibine önem veren

Temel satın alma ve fatura sistem kayıt süreçlerine hakim

Tercihen İngilizce bilgisine sahip

Excel başta olmak üzere Microsoft Office programlarını iyi kullanabilen

B sınıfı sürücü belgesine sahip