Chubb est un chef de file mondial dans le domaine de l’assurance. Présente dans 54 pays, Chubb offre des assurances de dommages personnelles et commerciales, des assurances accident-maladie complémentaires pour les particuliers, ainsi que de la réassurance et de l’assurance vie à une grande variété de clients. Notre compagnie se distingue grâce à un large éventail de produits et services, une vaste capacité de distribution, une santé financière exceptionnelle, son excellence en souscription, une expertise supérieure en matière de traitement des sinistres, en plus de sa présence locale à travers le monde.
OBJECTIFS PRINCIPAUX :
L’adjoint de direction est chargé de fournir un soutien administratif quotidien à l’équipe de haute direction qui lui est assignée. Les responsabilités comprennent l’aide à la gestion des producteurs, l’administration des courtiers, la planification des événements, le soutien administratif et l’aide à la direction. Cette personne sera en mesure d’exercer ses activités dans un environnement en constante évolution et de coordonner ses activités dans de nombreux services de Chubb du Canada Compagnie d’Assurance, fournissant ainsi un excellent service à la clientèle aux parties prenantes internes et externes. Relevant du directeur de succursale de Montréal, le titulaire du poste doit être sur place au bureau de Montréal, de façon générale, pour répondre en personne aux besoins et assister aux événements.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :
Administration de direction
Fournir un soutien administratif au directeur de succursale, au besoin;Assurer le suivi des éléments suspendus et porter à l'attention des dirigeants les questions urgentes;Organiser régulièrement et assurer le bon fonctionnement des réunions, des conférences téléphoniques ou des vidéoconférences avec des partenaires internes et externes, y compris gérer les événements et rédiger des procès-verbaux;Examiner régulièrement le calendrier des réunions pour déterminer si des salles de réunion sont nécessaires, y compris les réservations et la gestion des réunions connexes (traiteur, technologie, présence aux réunions, préparation des documents);S’assurer que les gestionnaires sont préparés et qu’ils ont la documentation nécessaire pour les réunions et la prise, la rédaction et la distribution occasionnelle des procès-verbaux des réunions clés;Responsable de l’anticipation et de la réservation d’hôtels, de transports ou de restaurants; responsable de la création et de la mise à jour des profils AMEX;Collaborer, vérifier, rapprocher et transmettre les dépenses des cadres supérieurs;Organiser et maintenir un système de classement physique et numérique facile à comprendre;Participer à la planification de la continuité des activités et à d’autres projets spéciaux, selon les besoins;S’occuper du maintien des exigences de conformité et des commandites internes auprès des organismes de réglementation provinciaux;Coordonner les projets de traduction avec les fournisseurs externes et les parties prenantes internes;Administrer le processus d'accréditation des crédits de formation continue;Assurer l'entretien du véhicule de covoiturage de Chubb, y compris les changements saisonniers de pneus et d'huile, au besoin.
Administration marketing
Gérer les codes des courtiers et les renseignements des producteurs, y compris les mises à jour et les suivis;Tenir à jour les dossiers des courtiers en ligne pour tous les producteurs;Apporter un soutien aux événements organisés pour les courtiers et la succursale;Gérer les commandes et l’inventaire des articles promotionnels;Fournir un soutien administratif aux équipes de distribution et de communication;Compiler les données financières et commerciales pour les réunions et les présentations;Rapprocher les renseignements sur les paiements conditionnels;Traiter les demandes de dépenses et assurer le suivi des dépenses;Planifier et offrir du soutien pour de divers événements, y compris la gestion des invités et des listes de distribution;Coordonner les partenariats avec des agences de formation et les crédits de formation continue pour les courtiers;Soutenir les initiatives de Chubb Charity Challenge et CARE;Organiser des événements et des conférences en équipe et fournir du soutien lors d’événements liés à l’entreprise et à la succursale, au besoin;Rapporter sur le budget et faire le suivi des dépenses mensuelles de la succursale.*********************
Chubb is a world leader in insurance. With operations in 54 countries, Chubb provides commercial and personal property and casualty insurance, personal accident and supplemental health insurance, reinsurance and life insurance to a diverse group of clients. The company is distinguished by its extensive product and service offerings, broad distribution capabilities, exceptional financial strength, underwriting excellence, superior claims handling expertise and local operations globally.
KEY OBJECTIVE:
The Executive Assistant is responsible for providing day-to-day administrative support to the assigned Senior Leadership team in Montreal. Responsibilities include assisting with producer management, broker administration, event planning, administrative support, and executive assistance. This individual will be able to operate in a fast-paced environment and coordinate across numerous departments at Chubb Insurance Company of Canada, providing excellent customer service to both internal and external stakeholders. Reporting to the Montreal Branch Manager, this role is required to be on-site in the Montreal office, on a general basis, to respond to in person needs and events.
MAJOR RESPONSIBILITIES:
Executive Administration
Provide executive assistant support to the Branch Manager, as needed;Follow up on suspended items and bring urgent matters to the executives' attention;Regularly set up and ensure effective operation of meetings, conference calls and/or video calls with a mix of both internal & external partners, including managing of the events and potentially minute taking;Review calendar on a regular basis to establish whether meeting rooms are required, including booking and associated meeting management (catering, technology, attendance responses, material preparation);Ensure managers are prepared and have required documentation for meetings and occasional taking, typing, and distribution minutes for key meetings;Responsible for anticipating and booking hotel, transportation and/or restaurants; responsible for creating and maintaining AMEX profiles ;Collate, check, reconcile and forward expenses for senior managers;Organize and maintain physical and digital filing system that is easy to understand;Assist with business continuity planning and other special projects, as assigned;Responsible for maintaining internal compliance requirements and broker sponsorships vis-à-vis provincial regulators;Coordinate translation projects with external vendors and internal stakeholders;Administer accreditation process for continued education credits;Responsible for the maintenance of the Chubb pool car including seasonal tire and oil changes as required.
Marketing Administration
Administer broker codes and producer information, including updates and tracking;Maintain e-broker files for all producers;Provide support for broker and branch events;Manage ordering and inventory of promotional items;Provide administrative support for distribution and communications teams;Compile financial and business data for meetings and presentations;Reconcile contingent payout information;Process expense requests and track expenses;Plan and support various events, including managing RSVPs and distribution lists;Coordinate agency education partnership and continuing education credits for brokers;Provide support for Chubb Charity Challenge and CARE initiatives;Organize team events and conferences and provide support at corporate and branch events, as needed;Reconcile branch budget and track monthly expenses to plan.
COMPÉTENCES :
Diplôme universitaire ou combinaison de formation et d’expérience équivalente dans le domaine des assurances;Le bilinguisme en français et en anglais est requis pour assurer une communication efficace avec tous les intervenants de l’entreprise Chubb ;Permis de conduire valide pour l’entretien des véhicules de covoiturage;Pouvoir discrétionnaire absolu à l’égard des renseignements confidentiels / sensibles;Excellentes aptitudes en communication écrite et orale; De solides aptitudes interpersonnelles et la capacité d’interagir avec la haute direction;Niveau élevé de maîtrise des technologies (Word, PowerPoint, Excel, Outlook et outils d’établissement des horaires); La capacité de créer ou de diriger des webémissions et d’autres événements liés aux technologies de communication;La capacité d’établir des priorités, de travailler efficacement dans des délais serrés et de s’adapter au changement et de gérer plusieurs parties prenantes en même temps;Excellentes aptitudes organisationnelles, bonne gestion du temps et capacité à faire les suivis de manière indépendante;Accepter de travailler à l’occasion en dehors des heures normales de travail pour répondre aux problèmes à mesure qu’ils surviennent, au besoin;A fait preuve d’un haut niveau de réactivité et d’efficacité dans ses rapports avec les parties prenantes internes et externes;De solides compétences administratives – la capacité de traiter la correspondance et les demandes de renseignements téléphoniques, de tenir des dossiers, de préparer et de surveiller les comptes de dépenses et de réaliser des projets spéciaux au besoin;Volonté de prendre l’initiative en allant au-delà des tâches assignées et en offrant d’assumer de plus grandes responsabilités et de nouveaux projets, en offrant des suggestions d’améliorations et en apportant des changements au besoin.
Chez Chubb, nous nous engageons à offrir l’égalité des chances en matière d’emploi à tous les employés et candidats. Notre politique consiste à offrir des chances égales d’emploi aux employés et aux candidats sur la base des compétences liées au poste et de la capacité à effectuer le travail. Si vous avez besoin que des mesures d’adaptation soient prises pendant le processus de recrutement ou au moment de l’embauche, veuillez aviser le Service des ressources humaines. Si un(e) candidat(e) sélectionné(e) demande un aménagement pendant le processus de recrutement, Chubb consultera le(la) candidat(e) afin de lui fournir un aménagement approprié à ses besoins en matière d’accessibilité.
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QUALIFICATIONS:
University degree and/or equivalent insurance-related education and experience required;Bilingualism in French and English is necessary to ensure effective communication with all stakeholders of the Chubb company;Valid drivers’ license for pool car maintenance;Absolute discretion around confidential /sensitive information;Superior written and verbal communication skills;Strong interpersonal skills with the ability to interact with senior leadership;High degree of technology proficiency (Word, PowerPoint, Excel, Outlook and scheduling tools). Comfort in creating/leading webcasts and other communication technology related events;Ability to prioritize, work efficiently within tight timelines and be adaptable to change-and managing multiple stakeholders at once;Strong organizational and time management skills with the ability to follow-up independently;Willing to occasionally work outside of standard work hours to respond to issues as they occur, if necessary;Demonstrated high level of responsiveness and efficiency when working with internal and external stakeholders;Strong administrative skills – the ability to handle correspondence and phone inquiries, maintain files, prepare and monitor expense accounts, and complete special projects as needed;Willing to take initiative by going beyond assigned tasks and offer to take on greater responsibility/new projects, offering suggestions for improvements, making changes where needed.
At Chubb we are committed to providing equal employment opportunities to all employees and applicants. It is our policy to provide equal employment opportunities to employees and applicants based on job-related qualifications and ability to perform a job. If you require an accommodation during the hiring process or upon hire, please inform Human Resources. If a selected applicant requests accommodation during the recruitment process, Chubb will consult with the applicant in order to provide suitable accommodation that takes into account the applicant’s accessibility needs.